IPSIS news

Takimi i 7-të i Grupit Mbështetës të Fondit të Mirëbesimit SPI

Më 25 qershor, Grupi mbështetës IPS 2 TF organizoi takimin e tij të 7-të për të diskutuar përparimin e përgjithshëm të zbatimit të IPS 2 si dhe sfidat dhe rreziqet dhe veprimet kritike

Takimi u bashkë-kryesua, Znj. Majlinda Dhuka, Zëvendës Sekretare e Përgjithshme në Kryeministri, dhe Znj Adela Xhemali, Zëvendës Ministre e Financave dhe Ekonomisë. Zonja Dhuka në fjalën e saj të hapjes uroi të gjithë ekipet për menaxhimin me sukses të këtij projekti, pavarësisht ndërprerjeve nga forca madhore si tërmeti që goditën Shqipërinë në nëntor të vitit të kaluar dhe situatën pandemike Covid-19. Zonja Xhemali bëri një pasqyrë të ecurisë së projekti IPS 2 dhe rëndësinë e tij për punën e Qeverisë dhe transparencën. Takimi u pasua nga një prezantim i hollësishëm i Znj. Oriana Arapi, Drejtore e Departamentit të Zhvillimit dhe Mirëqeverisjes në Kryeministri. Prezantimi i saj u përqëndrua në ecurinë e projektit IPS 2 që po përfundon, si dhe në qëndrueshmërinë e rezultateve të projektit për një afat të shkurtër dhe afatmesëm. Pasqyra financiare e projektit dhe niveli i disbursimeve u bë nga Znj Veronika Korkaj, Drejtore e CFCU. Sa i përket aktiviteteve të komunikimit, ato po kryhen normalisht, faqja e internetit www.ips.gov.al përditësohet rregullisht dhe gazeta elektronike e IPS është botuar dhe shpërndarë rregullisht ndërsa numri i i te abonuarve është rritur.

Donatorët kërkuan më shumë detaje mbi sfidat dhe kapacitetet afatshkurtra të ekipeve për të përballuar sfidat e projektit, si dhe planin e veprimit për qëndrueshmërinë

Webinar mbi Sfidat për të siguruar përdorueshmërinë e IPSIS

Sistemi IPSIS do të përmirësojë planifikimin dhe koordinimin e politikave, si dhe lidhjen e sistemit të politikave publike me sistemin e financave publike (AFMIS) dhe sistemin e ndihmës së huaj EAMIS

Vlerat e shtuara të sistemit IPSIS mbështeten në sigurimin e monitorimit të përgjithshëm të zbatimit të politikave, në kohë reale, bazuar në indikatorët KPI si mjet kryesor për vlerësimin e performancës

Departamenti i Zhvillimit dhe Mirëqeverisjes në Zyrën e Kryeministrit ka udhëhequr procesin për të analizuar dhe diagnostikuar situatën aktuale në lidhje me KPI-të si të dhënar IPSIS.

Departamenti ka iniciuar procesin për finalizimin e Vlerësimit Gjithëpërfshirës të Nevojave (CNA) - si një vlerësim sistematik i të dhënave që përdor IPSIS. Fokusi ishte për të kuptuar nivelin e kapaciteteve institucionale aktuale për planifikimin strategjik, monitorimin dhe vlerësimin e treguesve kryesorë të performancës, në Ministritë e Linjës dhe Njësitë e Pushtetit Lokal.

Plani Kombëtar i të Dhënave Sistemike 2027 paraqet një mjet që adreson nevojat dhe pikat kryesore të theksuara nga CAN, në mënyrë që të arrihet përdorueshmëria e IPSIS me të dhëna cilësore. Dokumenti paraqet masa dhe veprime për të adresuar boshllëqet, si dhe buxhetimin e tyre

Në këtë kontekst u organizua një webinar me temë “Sfidat për të siguruar përdorimin e IPSIS” me grupin tematik “Politikëbërja” u organizua nga Departamenti për Zhvillim dhe Mirëqeverisje në Kryeministri me mbështetjen e Zyrës së Bankës Botërore në Tiranë më 29 qershor 2020.

Takimi prezantoi dhe diskutoi gjetjet kryesore të analizës gjithëpërfshirëse përmes konsultimit të Planit Kombëtar të të Dhënave Sistemike 2027. Mbledhja Grupi tematik mbi politikëbërjen u kryesua Znj, Oriana Arapi, Drejtore e Departamentit për Zhvillim dhe Mirëqeverisje në Kryeministri, me pjesëmarrjen e Ministrive të Linjës dhe përfaqësuesve të Pushtetit Lokal nga e gjithë Shqipëria. Takimi u përshëndet nga Zëvendës Ministrja e Brendshme, Znj Romina Kuko e cila theksoi rëndësinë e të dhënave cilësore dhe koordinimin midis aktorëve. Takimi u pasua me prezantimin e gjetjeve nga sondazhet e përgatitura nga departamenti dhe të përfunduara nga palët e interesuara përmes faqes se internetit ips.gov.al.

Të rejat e fundit nga IPSIS

Sistemi IPSIS ka bërë progres në disa fusha gjatë kësaj kohe

Trajnimi i Trajnereve (ToT)dhe faza e parë e trajnimit të përdoruesve të LM është përfunduar gjatë 4-15 maj 2020 me mbështetjen e Bankës Botërore. Më shumë se 150 pjesëmarrës nga kryeministria dhe ministritë e linjës, DoPA dhe ASPA morën pjesë në trajnim

Testimi i Pranimit Operacional (përfshirë Testimin e Pranimit të Përdoruesit) përfundoi në maj 2020, me disa përmirësime që duhet të përfundojë gjatë periudhës së mirëmbajtjes.
Dorëzimi i manualeve (versioni anglisht dhe shqip) dhe skenarët e testimeve janë përfunduar në maj të vitit 2020
Përmirësimet dhe testimet për 2 shërbime në internet (Konsultime Publike-Testim dhe përmirësim dhe testim sistemit Open Data) janë pothuajse të përfunduara dhe do të pasohen me lëshimin e Certifikatës OA (Operational Acceptance)
Faza aktuale - pranimi zyrtar për sistemin (Operational Acceptance)

Këshilli i Ministrave nxjerr VKM për përdorimin e IPSIS në prill

Bazuar në vendimin e Këshillit të Ministrave nr. 290 datë 11.4.2020, "Për krijimin e Sistemit të Informimit të Sistemit të Planifikimit të Integruar të Qeverisë (IPSIS)", institucionet qendrore janë të detyruara të krijojnë dokumente strategjikë, të përcaktojnë politikat, kostor e planifikuara sipas strategjive, të miratojnë programet e politikave dhe monitorimin e zbatimit të tyre përmes IPSIS
Qëllimi kryesor është krijimi i një baze të dhënash shtetërore të Sistemit të Informacionit të Planifikimit të Integruar (IPSIS), i cili synon të riorganizojë hartimin e politikave strategjike dhe afatmesme, programimin, buxhetimin, monitorimin, vlerësimin dhe koordinimin e politikave për të shmangur copëzimin dhe mbivendosjen midis politikave kryesore të qeverisë dhe proceseve të planifikimit financiar
Ky sistem do të ndërveprojë me një sërë sistemesh të tjera qeveritare si: Sistemi Informatik të Menaxhimit Financiar(SIMF), Sistemi Informatik Financiar i Qeverisë (SIFQ), Sistemi Informatik i Menaxhimit të Ndihmës së Huaj (SIMNH), Regjistri Elektronik i Njoftimeve dhe Konsultimeve Publike (RENKP), Sistemi i Arkivit të Akteve të Qendrës së Botimeve Zyrtare (Sistemi i QBZ), Baza e të Dhënave Statistikore dhe Platforma Open Data. Gjithashtu platforma mundëson aksesin në portalin dhe rrjetin qeveritar nëpërmjet një regjistrimi të vetëm të përdoruesve. Institucioni administrues i sistemit SIPI/IPSIS është Njësia përgjegjëse për Mirëqeverisje në Kryeministri."
Procesi filloi me trajnimin e trainerëve, dhe gradualisht duke vazhduar me nivelin e përdoruesve të tjerë. Më konkretisht me stafin e departamenteve kryesore të PMO, si dhe me të paktën dy përfaqësues nga secila ministri në drejtori specifike: drejtoritë e politikave, drejtoritë e projekteve, Drejtoria e integrimit në BE, Drejtoria Rregullatore dhe Drejtoria e Programeve
Trajnimi i stafit kryesor filloi nga mesi i muajit mars 2020 dhe vazhdoi deri në 15 maj 2020

Përfundojnë me sukses Testimet e Pranimit të Përdorueve të Sistemit IPSIS

Gjatë muajit prill janë realizuar me sukses Testimet e Pranimit të Përdoruesve (Users Acceptance Test), ku janë aprovuar të gjitha Test Scriptet (në bazë të manualeve të përgatitura) në përputhje me çdo modul të sistemit IPSIS. Për çdo testim dhe aprovim të test scripteve janë zhvilluar takime dhe seanca të dedikuara me njësitë operacionale për çdo modul. Janë caktuar të paktën dy persona përgjegjës për secilin modul. Gjatë gjithë seancave të aprovimit të test scripteve, janë identifikuar të gjitha çështjet e paraqitura nga njësitë operacionale, dhe janë adresuar nga njësia IPSIS dhe kompanitë zhvilluese të sistemit. Të gjitha test scriptet për aprovimin e moduleve janë realizuar me sukses

Trajnimet online për IPSIS dhe vlerësimet për to

Në kuadër të zhvillimit të kapaciteteve për sistemin IPSIS, është hartuar plani i trajnimeve i cili përkon me tre faza

1. First phase is related to training of the core groups of each module, which are identified as ToT users for every module in order enable them to host and coach modules within Ministry structures (first phase has trained 106 ToT users and they will train all structures within each ministry)

2. Faza e dytë përkon me trajnime të dedikuara me LM, lidhur me modulet respektive (80-përdorues të sistemit)

3. Third stage, IPSIS unit is working with ASPA, to incorporate IPSIS modules in its training programs in order to ensure continuous and sustainable training for civil servants.

During the first phase of training IPSIS unit drafted the users’ protocol and defined 5 categories in accordance with modules of IPSIS through creating respective networks for each system: (i) Policy Network (ii) Regulatory Network (iii) EU integration network (iv) Programs Network (v) Project Network:

The first phase of training (i) familiarization with the system and respective modules (ii) usage of system (iii) knowing the manuals package of system (v) launching 5 IPSIS network

The first series of training have ran in two weeks period starting from 4-15 May 2020 with the overall objective to build the capacity of the officials of Project Directories for the Line Ministries users (Ministry of Infrastructure, Ministry of Finances, Ministry of Agriculture, Ministry of Justice, Ministry of Interior, Ministry of Education, Ministry of Culture, and Ministry of Tourism).

Këto objektiva u arritën përmes prezantimeve (secili modul i detajuar), demonstrimeve praktike (të strukturës së dokumenteve dhe procesit të punës për secilin modul), si dhe nëpërmjet diskutimeve dhe praktikës ku për secilin modul çdo pjesëmarrës u përpoq të krijojë një dokument të ri pas hapave të shpjeguara nga moderatorët e trajnimit.

During this first phase of training, daily reports have been compiled for every module and a feedback mechanism is in place through surveys after each training session in order to address all issues related to IPSIS operation identified by ToT users. The package of manuals 25 in total available in English and Albanian was used to draft the curricula of the first phase of training.
About 19 modules were covered during the training and the total number of participants during the 2 weeks of training and for the all modules was: 106. Such activities were made possible thanks to World Bank office in Tirana through webex platform.

The graph shows the survey results of one of the training

Pilotimi i IPSIS paralel me AFMIS

Ekipi i IPSIS është duke zhvilluar procesin e pilotimit me përdoruesit e tre institucioneve (DoPA, MoARD dhe MIE). Të gjithë përdoruesit janë të konfiguruar që të shkojnë live dhe të testojnë sistemin me rolet e caktuara (ekzistojne tre nivele kontrolli në ministritë e linjës dhe dy nivele kontrolli në DDGG). Pilotimi i IPSIS me 3 institucione vazhdon dhe ndiqet nga afër nga ekipi kyç i IPSIS dhe konsulentët përmes komunikimit intensiv në kohë reale për çdo çështje të ngritur gjatë procesit me ekipin IPSIS dhe kompanisë zhvilluese të sistemit. Paralelisht gjatë testimit pilot të AFMIS të dhënat master janë marrë në IPSIS, i cili është akorduar dhe testuar me sukses nga ekipi i IPSIS në nëntor 2019. Për të mbështetur këtë proces manualet e trajnimit janë dhënë në anglisht dhe pjesërisht në shqip me tre ministri të linjës

Lançimi i tretë IPSIS dhe Trajnime

Raundi i dytë i trajnimit Trajnimit të Trajnerëve(ToT) për IPSIS i cili zgjati një javë u realizua nga IPSIS JV në 4-8 nëntor 2019. Versioni i tretë i sistemit IPSIS u vendos në të dy mjediset (test dhe live) në fund të nëntorit 2019 dhe është funksional. Gjatë kësaj faze disa çështje u identifikuan dhe u rregullua gjatë testimit pilot dhe javës së dytë të trajnimit. Manualët e rishikuar të trajnimit u ofruan në anglisht dhe shqip për pjesën më të madhe të moduleve IPSIS. Komunikimi intensiv ndiqet nga afër nga ekipi i IPSIS dhe nga kompania zhvilluese e sistmit IPSIS. Komentet e fundit gjatë praktikës janë reflektuat në manualet përfundimtare të trajnimit. Ekipi i IPSIS ka ndjekur dhe ka drejtuar gjithashtu procesin e dorëzimit, shqyrtimit dhe aprovimit të instalimit të IPSIS

Takimi i Grupit Mbështetës të IPS TF-2

Takimi i Grupit Mbështetës të IPS TF-2 u mbajt më 25 tetor 2019 për të diskutuar në lidhje me përparimin e projektit deri më tani, si dhe disa pikat kyç të komponentëve kryesorë. Takimi u kryesua nga Znj. Majlinda Dhuka, Zëvendës Sekretare e Përgjithshme, Drejtore e Departamentit për Zhvillim dhe Qeverisje të Mirë (DDGG) me pjesëmarrjen e perfaqësuesve nga Delegacioni i BE, Ambasadat e Suedisë dhe Zvicrës dhe Banka Botërore, e cila po zbaton projektin. Zonja Dhuka në fjalën e saj të hapjes theksoi se pjesa më e vështirë e modelimit të sistemit tashmë ka përfunduar, ndërsa të gjitha përpjekjet duhet të përqendrohen në fazën e zbatimit nga të gjithë aktorët.Ekzistojnë disa sfida që lidhen edhe me përdorshmërinë dhe cilësinë e të dhënave që do të popullojnë sistemin. Është parashikuar që këto sfida do të trajohen në planin afatshkurtër, ndërsa ngritja e kapaciteteve të administratës duhet të adresohet në planin afatmesëm.

Zonja Oriana Arapi Drejtore e Përgjithshme, e Njësisë së Politikave të Zhvillimit dhe Mirëqeverisjes në DDGG & dhe koordinatore e IPS-TF2 bëri një prezantim me detaje në lidhje me statusin e zbatimit të secilit component të IPS, progresin për secilin aktivitet të projektit, hapat dhe sfidat e ardhshme, si dhe qëndrueshmërinë afatgjatë të projektit. Drejtoresha e Përgjithshme e Njësisë së Financimit dhe Kontraktimit (CFCU) në Ministrinë e Financave, Znj Veronika Korkaj, raportoi për statusin e të gjitha prokurimeve dhe kontratave dhe dha shifrat e disbursimeve të fondeve sipas kontratave apo marrëveshjeve të nënshkruara.

Donatorët vlerësuan ritmin e lartë dhe intensitetin e punës së bërë deri më tani, si dhe progresin në zbatimin e sistemeve. Megjithatë ata shprehën shqetësimin e tyre për realizueshmërinë e datës që sistemi të jetë live dhe qëndrueshmërinë e projektit për një afat të mesëm dhe të gjatë. Prandaj, një takim i dedikuar për nevojat e ardhshme të mbështetjes do të organizohet së shpejti nga qeveria. Disa kopje të fletëpalosjeve IPS të prodhuara nga konsulentja për komunikim e IPS, Alma Gërxhani në bashkëpunim me secilin ekip iu shpërndanë pjesëmarrësve. Strategjia e komunikimit IPS është duke u zbatuar sipas planit të veprimit të dakordësuar dhe disa nga produktet janë: broshura të IPS (4 në IPS, AFMIS, IPSIS dhe EAMIS), faqe interneti dygjuhëshe, e cila mund të hapet në linkun www.ips.gov. al dhe është në fazën e plotësimit, si dhe gazetat elektronike mujore që dërgohen rregullisht për përdoruesit e IPS. Një event lançimi i nivelit të lartë të menaxhimit është planifikuar në fund të këtij viti për të njoftuar zyrtarisht përdorimin e sistemit IPS.

Trajnimi i Trajnerëve për IPSIS

Kursi i Trajnimit të Trajnerëve për IPSIS, java e parë e fazës së dytë, u zhvillua nga 4 nëntori deri më 8 nëntor 2019 në Tiranë në qendrën Protik, pranë AKSHI-t. Trajnimi organizohet nga ekipi IPISIS i udhëhequr nga Departamenti i Zhvillimit dhe Qeverisjes së Mirë në Zyrën e Kryeministrit (DDGG) dhe kompania softuerike që zhvilloi sistemin IPSIS JV. Sistemi dhe infrastruktura e tij u testuan në mënyrë të plotë dhe përdoruesit u ndihmuan nga IPSIS JV, IKUBInfo në bashkëpunim me konsulentët lokalë të IPSIS, si gjatë regjistrimit dhe gjatë seancës së praktikës.

IPSIS JV eshte nje bashkim midis kompanive, Synergy international dhe kompanise shqiptare IKUBinfo. Kompania softuerike, Synergy International është themeluar në SH.B.A. dhe me zyra qendrore në Armeni me një portofol të zgjidhjeve IT të aplikuara në 60 vende. Kompania ka punuar ngushtë me ekipin e IPSIS për të dizenjuar dhe zbatuar sistemin. Ekipi kyç i IPSIS është trajnuar dhe aktualisht po udhëheq kursin e Trajnimit të Trainerëve. Nëpunësit civilë nga disa Ministri të Linjës të cilët do të kenë një rol administratori për secilin institucion morën pjesë në trajnim. Ata do të jenë në gjendje më vonë të trajnojnë kolegë të tjerë në institucionet dhe departamentet e tyre përkatëse, në mënyrë që të sigurojnë përdorimin e plotë të IPSIS dhe kalimin e butë nga metodat e vjetër e të punuarit.